Автор Тема: Эволюционирующий бизнес: алгоритмы и СОПы в помощь участникам  (Прочитано 2014 раз)

0 Пользователей и 1 Гость просматривают эту тему.

Оффлайн Evol

  • Участник форума
  • Сообщений: 5430
Теперь – продолжение должностной инструкции специалиста по закупкам:

4.4.   Этап оформления и отправки заказа:
4.4.1.   При производстве операций, связанных с оформлением Генеральной спецификации, специалист обязан:
4.4.1.1.   Непосредственно перед окончательным согласованием текста контракта – отправить поставщику запрос об оформлении Генеральной спецификации к контракту.
4.4.1.2.   После получения проекта Генеральной спецификации от поставщика – провести анализ номенклатуры спецификации, количества товара и цен с учетом реальной потребности компании в товаре на весь срок действия контракта и конкурентного ценового окружения каждой из позиций.
4.4.1.3.   После проведения анализа – оформить копию Генеральной спецификации со скорректированными параметрами.
4.4.1.4.   Сохранить копию Генеральной спецификации в электронном архиве документов.
4.4.1.5.   Распечатать копию Генеральной спецификации и передать ее руководителю подразделения для коррекции и утверждения Высшим руководством компании.
4.4.1.6.   После получения откорректированного и утвержденного варианта Генеральной спецификации – внести, если необходимо, изменения в оригинальный вариант и выслать его поставщику на согласование.
4.4.1.7.   В случае несогласия поставщика с корректировками – повторить действия по утверждению первоначального варианта Генеральной спецификации Высшим руководством компании.
4.4.1.8.   После согласования окончательного варианта Генеральной спецификации с поставщиком – сохранить этот вариант в электронном архиве документов.
4.4.1.9.   Оформить окончательный вариант Генеральной спецификации в виде соответствующего приложения к контракту.
4.4.1.10.   Распечатать Генеральную спецификацию в необходимом количестве копий и передать их руководителю подразделению на подписание Высшим руководством компании.
4.4.1.11.   После получения копий Генеральной спецификации - осуществить визуальный контроль наличия реквизита визы на заданном месте экземпляров.
4.4.1.12.   В случае отсутствия визы – обратиться к вышестоящему сотруднику для получения дополнительных требований о внесении изменений и дополнений в Генеральную спецификацию или повторной передачи документа на визирование.
4.4.1.13.   В случае получения требований о внесении изменений и дополнений – повторить согласование окончательного варианта Генеральной спецификации.
4.4.1.14.   В случае, если поставщик не соглашается изменить Генеральную спецификацию  – получить соглашение Высшего руководства компании на вариант Генеральной спецификации без таких изменений и дополнений с объяснением причин, по которым не удалось ввести их в содержание документа.
4.4.1.15.   Повторить действия по передаче текста контракта на подписание у Высшего руководства компании.
4.4.1.16.   После получения подписанных экземпляров Генеральной спецификации – проставить основную печать на заданные места экземпляров.
4.4.1.17.   После этого – отправить экземпляры подписанной Генеральной спецификации поставщику по почте или через представителя. 
4.4.1.18.   Одновременно с этим – отправить сообщение поставщику об отправке подписанных со стороны компании экземплярах Генеральной спецификации с просьбой в самые кратчайшие сроки подписать их, проставить печать и (3 экземпляра в случае нерезидента) отправить обратно.
4.4.1.19.   Получить подписанные поставщиком экземпляры Генеральной спецификации с его печатью.
4.4.1.20.   Всю предшествующую подписанию переписку с поставщиком по вопросу оформления Генеральной спецификации, включая промежуточные экземпляры, электронные сообщения – распечатать по 1 копии на бумажном носителе и подшить в хронологическом порядке в уже сформированную папку с сопроводительными документами, экземпляры оригинала Генеральной спецификации – в другую, с официальной документацией по контракту. 
4.4.1.21.   Снабдить папки соответствующими дополнениями к перечню подшитых копий документов.
4.4.1.22.   В процессе оформления Генеральной спецификации - обязательно проследить совпадение сумм Генеральной спецификации и контракта.

Оффлайн Evol

  • Участник форума
  • Сообщений: 5430
4.4.2.   При производстве операций, связанных с оформлением заказа, специалист обязан:
4.4.2.1.   В случае, если в контракте оговорен размер первой партии заказа - оформить заказ в соответствии с этим размером.
4.4.2.2.   В случае, если по требованию Высшего руководства компании есть необходимость изменить размер первой заявки – согласовать с поставщиком новый объем первого заказа.
4.4.2.3.   В случае, если поставщик не соглашается изменить размер первой партии заказа  – получить соглашение Высшего руководства компании на сохранение исходного размера с объяснением причин, по которым не удалось добиться его изменения.
4.4.2.4.   В случае, если по условиям контракта размер первой партии товара не оговорен – согласовать его с поставщиком.
4.4.2.5.   В соответствии с установленным размером партии товара – сформировать номенклатуру и объем заказа на основе данных о текущей дефектуре ассортиментного предложения компании и ликвидности товарных остатков.
4.4.2.6.   Найти в электронном архиве необходимый файл с шаблоном формы заказа.
4.4.2.7.   Импортировать шаблон в интерфейс приложения Word.
4.4.2.8.   Перенести данные о номенклатуре и объеме заказа в шаблон формы.
4.4.2.9.   Сохранить заполненный шаблон в электронном архиве.
4.4.2.10.   Если передача заполненной формы заказа на визирование произошла не сразу за ее оформлением - выполнить вход в архив электронных файлов.
4.4.2.11.   Найти необходимый файл с заполненной формой заказа.
4.4.2.12.   Импортировать отчет в интерфейс приложения Word.
4.4.2.13.   Распечатать копию документа с заполненной формой заказа.
4.4.2.14.   Передать форму заказа на визирование в соответствии с действующим в компании регламентом.
4.4.2.15.   После получения завизированного документа – осуществить визуальный контроль наличия реквизита визы на заданном месте документа.
4.4.2.16.   В случае отсутствия визы – обратиться к вышестоящему сотруднику для получения дополнительных требований или повторной передачи документа на визирование.
4.4.2.17.   В случае получения требований об уточнении расчета потребности  - провести повторное определение размера заказа.
4.4.2.18.   После получения завизированного заказа – перейти к действиям по отправке его поставщику.
4.4.2.19.   Регулярно повторять алгоритм оформления партии заказа при оформлении последующих заказов.